四、管制機制
(一)電郵提醒
依照每件報表「開放填報」及「結束填報」的不同時間點而有個別
設計,計有 5 個電郵提醒功能的鍵點。系統預設日數以工作日計
算,倘因特殊業務需求,須增加個別報表之工作日數者,則依各處
室實際需求個別設定。
通知信件將設定寄給各業管單位之「處信箱」及各處聯絡人窗口,
每個月寄送一封通知電郵,內含當月須辦理之表單明細。
電郵通知將設定由產業調查科「科信箱」為寄件者帳號;若有未寄
達之通知信件,產業調查科須聯繫各處窗口。
1.提醒填報開始:於開放填報之前 3 天寄出提醒,俾以通知業管
單位準備開放予業者進行填報作業。
2.預告終止通知:於填報結束之前 3 天寄出提醒,俾以通知業管
單位填報即將結束,請自行查詢系統填報情形,並再督促尚未完
成之業者,以達填報資料之完整性。
3.開始審核通知:於填報結束之次日寄出提醒予業管單位,除有通
知填報程序已結束之效用外,同時授予業管有 5 日之審核時間
,以達蒐集資料之正確性。
4.審核終止通知:業管單位審核結束之次日寄出提醒予主計室或產
業調查科,以接續確認業管單位之檢核流程是否全部完成。流程
全部完成則進行系統關帳,流程未完成則再通知業管單位補正;
此確認流程之作業時間設為 5 日。
5.資料開放使用通知:流程確認結束之次日寄出提醒,目的在於通
知所有業管單位報表可用之訊息,電郵併同註明該報表業管單位
負責審核人員,以示負責。
(二)檢核機制
1.業者報送之資料
業者填報資料儲存於系統報送區內,俟填報的規定時間結束後,
業者即無法修改任何資料;其接續步驟,則是由業管單位審核資
料後匯入正式區,再由主計室(負責「公務報表」)或產業調查
科(負責「非公務報表」)確認檢核流程執行完畢後,將系統關
帳,完成蒐集資料之初步作業程序。
2.業務單位填報之資料
業務單位填報之資料儲存於正式區,並由業管單位自行審核,再
由主計室或產業調查科確認檢核流程執行完畢後,將系統關帳,
完成作業程序。
3.通傳或其他系統轉入之資料
本資料庫依照既定周期,例行將其他系統中之資料轉入正式區;
因是系統對系統的轉入,故無其他檢核流程,其資料的正確性應
由原儲存資料系統檢視之。