四、人民陳情案件得以書面或言詞為之。
    前項書面包括電子郵件及傳真等，其應載明陳情人之真實姓名、聯絡
    方式及具體陳情事項。
    以言詞為陳情者，本會應作成紀錄，載明陳情人之真實姓名、聯絡方
    式及具體陳情事項，並向陳情人朗讀或使閱覽，請其簽名或蓋章確認
    。
    本要點所稱聯絡方式包括電話、住址、傳真號碼或電子郵件位址等。

六、本會處理人民陳情案件，應將陳情之文件或紀錄及相關資料附隨處理
    中之文卷，依分層負責規定，逐級陳核後，視情形以公文、電子公文
    、電話、電子郵件、傳真、面談或其他方式答復陳情人；其有代理人
    或聯絡人時，並得逕向代理人或聯絡人答復。
    前項以電話或面談方式答復陳情人，得製作書面紀錄存查。

十、本會答復人民陳情案件時，應針對案情內容敘明具體處理意見及法規
    依據，以簡明、肯定、親切、易懂之文字答復陳情人，並副知有關機
    關。

十三、人民陳情案件有下列情形之一者，本會得依分層負責權限規定，得
      不予受理，但仍應予以登記，以利查考：
  （一）無具體內容或未具真實姓名或聯絡方式者。
  （二）同一事由，經予適當處理，並已明確答復後，而仍一再陳情者。
  （三）本會非陳情事項之主管機關，接獲陳情人以同一事由已分向各主
        管機關陳情者。
      其他行政機關移辦之陳情案件有前項第二款之情形者，本會得僅以
      會函告知陳情人，並副知移辦機關已為答復之日期、文號後，予以
      結案。

十五、本會整理人民陳情案卷，應定期將陳情案件數量、涉及問題性質、
      類別及處理結果等加以檢討分析，提出改進建議，提報本會業務會
      報。

十七、各機關受理外國人以英文信件為陳情時，應以英文回復為原則。