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法規名稱:
國家通訊傳播委員會檔案管理作業要點 (民國 96 年 07 月 24 日訂定)
公(發)布日期:
民國 96 年 07 月 24 日

  壹、總則

一、本會為執行檔案法等相關規定,並健全檔案管理、促進檔案開放與運
    用,發揮檔案功能,依檔案法施行細則第二十六條規定訂定本要點。
二、本會檔案管理,除檔案法及其相關法令另有規定者外,依本要點之規
    定辦理。
三、本會檔案管理資訊化作業,應與文書處理結合,並依機關檔案管理資
    訊化作業要點及機關電子檔案管理作業要點規定辦理。

  貳、點收

四、各單位辦畢案件,承辦單位應或文書單位應於五日內歸檔,歸檔時併
    同歸檔清單,送檔案管理單位點收,並註記點收日期。但下列物品,
    不得歸檔:
(一)現金、有價證券及其他貴重物品。
(二)司法訴訟有關物證。
(三)流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品
      。
(四)易變質而不適長期保存之物品。
    以本會名義對內部單位行文或內部之單位間行文,得不歸檔。
五、機密案件歸檔時,承辦人員應另行使用機密檔案專用封套裝封,並於
    封面註明單位名稱、收發文號、案由或案名、分類號、頁數、件數、
    附件數、案卷內文件起訖日期、保存年限、機密等級及保密期限或解
    密條件、封口加蓋印章或職名章後,送檔案管理單位辦理歸檔。
六、歸檔案件如有下列情形之一者,檔案管理單位應退回承辦單位補正:
(一)案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存者。 
(二)案件污損或內容不清楚者。 
(三)案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。 
(四)案件未編列文號或文號有誤者。 
(五)案件未填註保存年限或分類號者。 
(六)案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者。 
(七)案件有二頁以上,未蓋騎縫章者。 
(八)樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣
      者。
(九)案件與公文清單之登載不符者。
(十)案件未能以原件歸檔,且未經簽奉權責長官核准者。
七、各單位辦畢案件已逾歸檔期限仍未歸檔者,單位主管於收到檔案管理
    單位稽催通知後,應主動查明處理,如有延後歸檔之必要者,應由承
    辦人員填送展期單,經權責長官核准並知會檔案管理人員。

  參、分類編案

八、本會檔案分類,依其職掌之業務性質分類、綱、目,再依案件之內容
    編立案名及案卷目次號。
九、編立案卷應依下列規定辦理: 
(一)歸檔之案件經分類後,檔案管理人員應依檔案內容檢查,如有業務
      性質相同之檔案,應併於同一案名處理,查無前案可併者,應立新
      案,確立新案名。
(二)檔案卷次號確立後,檔案管理人員應依案件產生日期先後排列,並
      於案件第一頁編寫目次號。
(三)附件應隨原文裝訂為原則,如難以併同裝訂時,應在原文加蓋「附
      件另存」戳記,並在附件袋標記檔號、收發文號及流水號後,另按
      流水號順序存置;惟應於原檔案案卷目次表註明附件型式、數量及
      存放位置。
十、已歸檔之公文檔案,未經簽奉權責長官核准,不得任意抽換。

  肆、整理

十一、同一案卷檔案應按文件產生日期先後、依目次號大小,順序排列整
      齊。案卷卷夾內首頁應放置目次表。
十二、整理檔案應注意下列事項: 
  (一)同一案名之各件檔案應置於同一卷夾,卷夾厚度以三公分為原則
        ,並於檔案卷夾封面及背脊標明檔號、案名及保存年限。
  (二)檔案上加附之金屬物應予去除,但未裝訂前如確有分件必要者,
        得予保留。
  (三)檔案如有皺摺,應予理平;如有破損,應予修補。
  (四)檔案內容如有字跡模糊者,應洽請原承辦單位查明補註於公文用
        紙,並經權責長官核可後併案裝訂。
  (五)檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應保持整齊
        ;過寬過大者,得予裁切折疊,但不得損及檔案之內容;未達規
        定標準者,應以公文用紙襯貼。
  (六)檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小時,應以公
        文用紙襯貼,不得脫離原件。
  (七)紙質檔案夾選用質優、堅韌且經去酸處理之材質。

  伍、保管

十三、檔案經整理後,應依下列方式辦理上架:
  (一)檔案應依紙質類、攝影類、錄影(音)帶類及電子媒體類等不同
        媒體型式分區分類保管。
  (二)按檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右,由上至下直
        立排列。
  (三)檔案架應預留架位空間,以利後續檔案排架。
  (四)應依檔案之年度或檔號範圍等項目,於檔案架之適當位置簡明標
        示,並定期檢查有無標示脫落或需更改等情事。
十四、機密檔案應與一般檔案分別存放,並應另備保險箱或其他具安全防
      護功能箱櫃,裝置密鎖存放之。
十五、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制,非檔案管理人員未經許可,不
      得擅自進入。

  陸、檢調

十六、本會人員調卷應依下列規定辦理:
  (一)借調檔案以與承辦業務有關者為限。
  (二)因業務需要,借調非主管案件時,應先送會承辦業務主管同意。
  (三)本會各單位借調機密檔案,應填具調案單。借調極機密以上等級
        者,應經本會主任秘書以上主管核准;借調機密以下等級者,應
        經業務承辦單位主管核准。
  (四)民眾依法申請閱覽、抄錄或複製檔案,另依本會受理人民申請提
        供資訊及閱覽卷宗作業要點及本會提供資訊及閱覽卷宗收費標準
        規定辦理。
  (五)本會以外之機關借調檔案,應備函提出請求,並經簽奉核准後辦
        理;有權調閱之機關,調用檔案時,應備函載明法律依據、調用
        目的及調用期間,由業務承辦單位簽奉核准後,依規定辦理調卷
        外借,並負稽催之責。
  (六)借調或調用檔案除機密檔案之借調,應於七日內歸還外,其他應
        於十五日內歸還。屆期需繼續使用,應填具調案單提出展期申請
        ,並經單位主管或本會權責長官核准,知會檔案管理單位後,始
        得為之。但因行政訴訟等需要,經函送行政法院等機關並副知檔
        案管理單位註記列管者、不在此限。
  (七)依前款規定申請展期者,最多三次,美次以兩週為限。展期次數
        超過三次,仍需使用檔案者,應先行歸還檔案後,再依規定重新
        辦理借調。
  (八)借調或調用之檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、轉抄,或有拆
        散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或
        變更檔案內容之情事。如經確認內容遭破壞、變更或遺失、無法
        補全、毀損致無法修復情形者,除調案單不予退還調案人外,應
        由檔案管理人員註記於調案紀錄上,並簽請議處。
十七、本會人員調離職時,人事室應先知會檔案管理單位,以利檢查其借
      調檔案情形,如有借調檔案應依下列原則處理:
  (一)借調之檔案除第二款之情形者外,應全部歸還,不得轉借或移交
        其他人員。
  (二)承辦他機關向本機關借調或因依法調用之檔案,其未屆滿歸還期
        限時,應依相關規定列為職務移交事項。
十八、電子影像檔案或電子公文檔案之調閱,得採線上方式處理;線上調
      閱方式,應設使用權限,並保留調閱紀錄。

  柒、清理

十九、檔案管理單位至少每年應辦理檔案清理一次。
二十、機密檔案未經解密,不得銷毀。
二十一、已屆保存年限之檔案,檔案管理單位應製作檔案銷毀目錄,送會
        業務承辦單位審核,如無延長保存之必要者,應制作檔案銷毀計
        畫併同檔案銷毀目錄,送檔案中央主管機關審核。
二十二、永久保存之檔案,符合移轉條件者,應於期限屆滿之次年編印檔
        案移轉目錄送檔案中央主管機關審核。

  捌、附則

二十三、檔案管理人員,得隨時觀摩中央主管機關檔案管理作業,以溝通
        觀念與交流作法。
二十四、本會秘書室對於檔案管理,得定期辦理教育訓練及宣導研討會,
        加強全會人員對於公文檔案之重視。
資料來源:通訊傳播法規解釋函令查詢系統